Beleidsuitzonderingen en vrijstellingen
Auteur: Chris Gralike, oktober 2025
In de Nederlandse norm-teksten wordt gesproken van ‘een procedure voor het behandelen van vrijgestelde situaties en uitzonderingen.‘ Om deze eis goed te begrijpen moeten we eerst twee mogelijke scenario’s schetsen waar sprake van zou kunnen zijn.
Scenario 1: De organisatie loopt tegen een situatie aan waaruit blijkt dat het goedgekeurde beleid niet langer passend is.
Scenario 2: De organisatie loopt tegen een situatie aan waaruit blijkt dat het goedgekeurde beleid niet kan worden toegepast in die specifieke situatie, maar dat het beleid zelf nog altijd passend en juist is.
Beleidswijzigingen
Scenario 1 resulteert in een beleidswijziging. In de regel gaat het hier niet om een incident maar om een structureel probleem dat de organisatie verhindert haar doelstellingen te behalen wanneer het onderliggende probleem (beleidsregel) niet wordt bijgesteld.
Bijstellen van het beleid betekent in de regel dat de beleidswijziging opnieuw moet worden gecontroleerd, beoordeeld en goedgekeurd door het bestuur. Na goedkeuring, vaak een geschreven bevestiging of soms zelf een handtekening, zal het bijgestelde beleid gepubliceerd en gecommuniceerd moeten worden met alle relevante stakeholders.
Hoe dit binnen de betreffende organisatie in zijn werk gaat is beschreven een (beleids)wijzigings- en publicatieprocedure. Hoewel ook deze procedure van Cruciaal belang is bij het onderhoud van een kwaliteitssysteem, wordt dit niet bedoeld met de ‘uitzonderingen en vrijstellingsprocedures’ en dienen deze ook niet met elkaar verward te worden.
Situationele uitzonderingen
Scenario 2 resulteert niet in een beleidswijziging omdat vastgesteld is dat er sprake is van een incident of een uitzonderingssituatie. Het bijstellen van het beleid (beleidswijzigingsprocedure) in deze situatie zou betekenen dat de organisatie structureel meer risico zal gaan lopen dan door de directie is geaccepteerd. Wel is hier sprake van een risico dat zich theoretisch gezien binnen de risico tolerantie van de organisatie bevindt. De vaststelling hiervan is echter cruciaal.
Omdat geen twee situaties hetzelfde zijn moet er een procedure opgesteld zijn die de organisatie helpt om vast te stellen dat de vastgestelde uitzondering zich daadwerkelijk binnen de geaccepteerde risicotolerantie van de organisatie bevindt. In de regel houdt dit in dat de situatie die zich voordoet zorgvuldig wordt beschreven. Wat is er precies aan de hand, waarom is de beschreven situatie een uitzondering ten opzichte van het vastgestelde beleid, waarom kunnen we niet aan het beleid voldoen (gemak is geen goede reden), wat is het risico dat we lopen uitgedrukt in de waarschijnlijkheid dat het risico zich voordoet, wat zijn de gevolgen als dit risico zich voordoet, welke tijdelijke (aanvullende) maatregelen kunnen worden getroffen om dit risico te beheersen. Tot slot beantwoord de procedure de vraag wie dit voorstel (want dat is het) om dit risico te accepteren en voor welke duur.
Deze procedure wordt ook wel een ‘risk deviation‘ procedure genoemd.
Waarom van belang
Goed geformuleerd beleid is ruim genoeg om een organisatie voldoende ruimte te geven met alledaagse variëteit om te gaan en tegelijkertijd specifiek genoeg om evidente problemen voor te blijven. De beleidsruimte die hieruit ontstaat kan tot de situatie leiden dat een risico onvoldoende wordt gemitigeerd en zowel de bestuurder als de uitvoerder zich beroept op de ruimte die (bewust) aanwezig was in het beleid.
Dit zou kunnen leiden tot misbruik van de ruimte in dit beleid (non-reprudiasion) of impact waarvan achteraf vastgesteld moet worden dat deze toch niet acceptabel was. Met andere woorden er kunnen situaties ontstaan die strijdig zijn met het verantwoord bestuur (due-diligence / due-care) vereisten.
Uitzonderingen en vrijstelling procedures helpen deze situaties te ondervangen. Ze bieden een geformaliseerd instrument dat bij twijfel kan worden ingezet om het situationeel risico te definieren en te controleren of deze daadwerkelijk binnen de toleranties valt van de eindverantwoordelijke bestuurders. Tegelijkertijd helpt dit instrument de bestuurder bewust te worden van risicovolle situaties en een mogelijkheid last-minute aanvullende eisen te stellen.
Waarom vrijstellingen?
Mocht een situatie zich vaker voordoen, maar nog altijd een uitzondering zijn op de regel (bijvoorbeeld bij een hoog volume vindt de beschreven uitzondering een enkele keer voor), dan dient vastgesteld te worden dat het om de reeds beschreven uitzondering gaat en er niet toevallig een nieuw risico is ontstaan dat veel overeenkomsten biedt met de beschreven uitzondering.
In dit scenario blijft dualisme belangrijk om te voorkomen dat de beschreven uitzondering (waarvoor vrijstelling bestaat) niet een nieuwe operationele norm wordt. Een vrijstelling kan in deze situatie gebruikt worden om de bestuurder te ontlasten en de besluitbevoegdheid te delegeren naar een managementlaag. Hiervoor kunnen uiteenlopende redenen zijn, bijvoorbeeld om de doorlooptijd te verbeteren.